Privacy Policy

Diurna: Informativa sulla Privacy

Ultimo aggiornamento: 16 ottobre 2026

1. Titolare del Trattamento e Ruoli

Il titolare del trattamento dei dati dell'account degli utenti di Diurna (accesso, nome, email, ruolo, fatturazione, registrazioni di consenso, log di sicurezza) è:

Nome: OVVIO Solutions

Indirizzo: Nieuwe Rijn 55B, Leiden, Paesi Bassi

No. Camera di Commercio.: 75292807

Email: privacy@diurna.eu

Per domande relative a questa informativa, contattaci all'indirizzo privacy@diurna.eu.

I ruoli per i dati dei dipendenti (presenze, turni, assenze e dati utili alle paghe) sono i seguenti:

• l'azienda cliente (il datore di lavoro) è titolare del trattamento;

• lo studio (consulente del lavoro) tratta i dati per conto del datore di lavoro, come responsabile del trattamento;

• OVVIO Solutions, che gestisce Diurna, tratta i dati per conto dello studio, come sub-responsabile del trattamento;

• se un'azienda usa Diurna direttamente per il proprio personale, senza uno studio, l'azienda è titolare del trattamento e OVVIO Solutions è il suo responsabile del trattamento.

L'accordo sul trattamento dei dati è quindi concluso tra lo studio (responsabile, che agisce per i propri clienti) e OVVIO Solutions (sub-responsabile) oppure, per le aziende che usano Diurna direttamente, tra l'azienda e OVVIO Solutions. Lo studio deve disporre di un proprio accordo sul trattamento dei dati con ciascuna azienda cliente: Diurna non lo sostituisce.

2. Dati che Raccogliamo

Dati dell'Account (tutti gli utenti):

• Nome, cognome, indirizzo email

• Ruolo (amministratore dello studio, impiegato, proprietario della piattaforma)

• Affiliazione allo studio/organizzazione

• Foto profilo (opzionale)

• Timestamp di accesso, preferenza linguistica

Dati dell'Organizzazione (Studio) (amministratori):

• Ragione sociale, Partita IVA

• Nome e contatti del legale rappresentante

• PEC, codice SDI

• Indirizzo aziendale

Dati dell'Azienda Cliente (gestiti dagli studi):

• Ragione sociale, Codice Fiscale, Partita IVA

• Nome, cognome, codice fiscale e data di nascita del legale rappresentante

• Email di contatto, telefono cellulare

• Settore di attività, frequenza di pagamento

Dati dei Dipendenti (gestiti dagli impiegati dello studio per conto delle aziende clienti, o direttamente dalle aziende che usano Diurna in autonomia):

• Nome, cognome

• Codice Fiscale

• Indirizzo email, numero di telefono (opzionale)

• Matricola, codice UNILAV

• Tipo di contratto, condizioni contrattuali, ore settimanali

• Date di inizio/fine contratto, reparto, funzione

• Stato occupazionale, motivo di cessazione

Dati di Presenze e Programmazione:

• Registrazioni di assenze (malattia, ferie, straordinari, ecc.)

• Programmazione turni di chiamata e codici comunicazione al Ministero

• Date, orari, ore e note

Dati di Attività e Audit:

• Azioni degli utenti sulla piattaforma (registro attività)

• Log di consegna email (destinatario, tipo evento, stato)

• Registrazioni di consenso ai documenti legali (ID documento, versione, timestamp, indirizzo IP)

Dati della Chat IA (modulo opzionale):

• Messaggi scambiati con l'assistente HR e cronologia della conversazione in corso

• Nomi dei dipendenti del cliente, necessari per associare un'indicazione (ad esempio «Maria ha lavorato 8 ore») alla persona corretta

• Le conversazioni sono conservate in Diurna per 2 anni dall'ultimo messaggio

• Copia temporanea nel browser (localStorage) delle ultime 20 conversazioni, come memoria temporanea per la conversazione aperta

3. Come Utilizziamo i Tuoi Dati

4. Fornitori di Servizi Terzi (Sub-responsabili)

Utilizziamo i seguenti servizi per gestire Diurna:

Tutti i sub-responsabili sono vincolati da accordi sul trattamento dei dati e trattano i dati solo su istruzione documentata di OVVIO Solutions. Mistral AI non utilizza i dati della chat per addestrare o migliorare i propri modelli (l'opzione di utilizzo dei dati per il miglioramento è disattivata per l'account di Diurna).

5. Conservazione dei Dati e Cancellazione dell'Account

I periodi di conservazione dipendono dal paese dello studio o dell'azienda (Italia o Austria) e si applicano automaticamente: una procedura mensile cancella i dati a periodo concluso, senza che sia necessaria alcuna richiesta.

Per fine del rapporto di lavoro si intende la data di fine indicata per il dipendente. Se l'azienda cliente viene disattivata o lo studio chiude il proprio account, tale data vale come fine del rapporto di lavoro per i relativi dipendenti.

Cancellazione dell'account. Le aziende che usano Diurna in autonomia possono cancellare da sole il proprio account: l'amministratore dell'account lo fa dalle impostazioni dell'app, su telefono e sul web. La cancellazione è immediata: l'azienda, i suoi utenti e i dati dei suoi dipendenti vengono cancellati subito. Resta conservata soltanto la prova del consenso (3 anni, come indicato sopra).

Esportazione gratuita. Prima della cancellazione viene offerta un'esportazione gratuita dei dati, su qualsiasi piano, in file CSV (dipendenti, presenze, assenze, turni di chiamata, orari di lavoro, turni). Gli obblighi di conservazione della documentazione propri dell'azienda restano a suo carico, in quanto titolare del trattamento.

Gli studi chiudono il proprio account tramite il supporto; da quel momento i loro dati seguono le regole di conservazione indicate sopra (dati dei dipendenti fino al termine del periodo legale, dati dell'account 1 anno dopo la chiusura).

6. Sicurezza dei Dati

• Tutti i dati trasmessi tramite crittografia HTTPS/TLS

• Database crittografato a riposo (gestito da Supabase)

• Row-Level Security (RLS) per isolamento rigoroso dei dati multi-tenant

• I proprietari della piattaforma non possono accedere ai dati personali di clienti o dipendenti (privacy wall)

• Password hashate con bcrypt

• Autenticazione basata su JWT con controllo degli accessi basato sui ruoli

7. I Tuoi Diritti (GDPR)

Ai sensi del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati, hai il diritto di:

• Accesso ai tuoi dati personali

• Rettifica dei dati inesatti

• Cancellazione dei tuoi dati ("diritto all'oblio"), subordinato agli obblighi legali di conservazione

• Limitazione del trattamento in determinate circostanze

• Portabilità dei dati: ricevere i tuoi dati in formato strutturato

• Opposizione al trattamento basato sull'interesse legittimo

• Revoca del consenso in qualsiasi momento (dove il trattamento si basa sul consenso)

Per i dati dei dipendenti, i diritti si esercitano nei confronti del titolare del trattamento, cioè il datore di lavoro; OVVIO Solutions assiste il titolare e lo studio nel dare riscontro alle richieste. Per i dati dell'account, contattaci all'indirizzo privacy@diurna.eu. Risponderemo entro 30 giorni.

Hai inoltre il diritto di presentare un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali su www.garanteprivacy.it.

8. Trasferimenti Internazionali di Dati

I tuoi dati vengono trattati all'interno dell'Unione Europea. Se un sub-responsabile trasferisce dati al di fuori dell'UE/SEE, sono in vigore adeguate garanzie (Clausole Contrattuali Standard o quadro UE-USA per la protezione dei dati, EU-U.S. Data Privacy Framework). Ciò vale in particolare per Supabase Inc. e per altri fornitori con società capogruppo negli Stati Uniti.

9. Archiviazione nel Browser e Chat IA

Diurna non utilizza cookie di tracciamento, cookie analitici o cookie di marketing.

Utilizziamo il localStorage del browser per:

• Sessione di autenticazione: gestita dall'SDK di Supabase per la persistenza della sessione

• Cronologia chat: una copia delle ultime 20 conversazioni dell'assistente IA è tenuta nel browser del tuo dispositivo come memoria temporanea per la conversazione aperta. Al logout la conversazione aperta viene salvata in Diurna e la copia nel browser viene cancellata; dopo un nuovo accesso rivedi le tue conversazioni, caricate da Diurna

Nessun dato viene condiviso con terze parti tramite l'archiviazione del browser.

L'assistente chat IA è un modulo opzionale, attivato separatamente per ciascun Cliente. I messaggi sono elaborati da Mistral AI SAS nell'Unione Europea e non vengono usati per addestrare i suoi modelli. La chat mostra un avviso permanente che invita a non inserire dati sulla salute o altre categorie particolari di dati (Art. 9 GDPR), ad esempio diagnosi o il motivo di un'assenza per malattia: la chat non è pensata per tali dati.

10. Modifiche a Questa Informativa

Potremmo aggiornare questa informativa di tanto in tanto. Quando lo faremo, aggiorneremo la data di "Ultimo aggiornamento" e ti notificheremo attraverso la piattaforma. L'uso continuato di Diurna dopo le modifiche costituisce accettazione.