Aufzeichnungspflicht der Arbeitgeber:innen in der Praxis

Arbeitszeitaufzeichnungen sind in der Lohnverrechnung mehr als eine Formalie: Sie tragen die Überstundenabrechnung, die Zuschlagsgrundlagen, die Abrechnung der Durchrechnung und in der Saison auch die verkürzten Ruhezeiten. § 26 AZG regelt, wer die Aufzeichnungen zu führen hat, welche Inhalte festzuhalten sind und welche Konsequenzen das Fehlen der Aufzeichnungen hat.

Für Kanzleien, die Betriebe im Hotel- und Gastgewerbe verrechnen, ist die Abgrenzung zwischen der Pflicht der Arbeitgeber:innen, der Formfreiheit und den Sonderfällen im Saisonbetrieb besonders relevant. Der Beitrag fasst die Kernpunkte zusammen und zeigt, wo die Aufzeichnungspflicht zivilrechtlich und verwaltungsstrafrechtlich nachwirkt.

Die Aufzeichnungspflicht liegt bei den Arbeitgeber:innen

§ 26 AZG normiert die Führung der Arbeitszeitaufzeichnungen als Aufgabe der Arbeitgeber:innen. Die Pflicht besteht unabhängig davon, ob die erfassten Zeiten später in der Lohnverrechnung zu Überstunden führen oder ob im Betrieb überhaupt Mehrarbeit anfällt. Für die Personalverrechnung folgt daraus, dass die Aufzeichnungen als Beleggrundlage herangezogen werden, wenn es um die Abgrenzung von Arbeitszeit, Ruhezeiten und Zuschlägen geht.

Praktisch bedeutet das, dass die Frage, ob Aufzeichnungen vorliegen und welche Daten sie enthalten, bereits vor der Abrechnung zu klären ist. Fehlen einzelne Angaben, fehlt auch die Grundlage für die Bemessung von Ansprüchen, und es greifen die Mechanismen, die das Gesetz an das Unterlassen oder die Verweigerung der Aufzeichnungen knüpft.

Keine Formvorgabe, aber feste Inhalte

Für die Aufzeichnungen gibt es keine Formvorgabe. Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Formblatt vor und macht kein elektronisches System verpflichtend. Maßgeblich ist der Inhalt, nicht das Medium. Das ist für Kanzleien relevant, weil Kund:innen ihre Zeitaufzeichnungen in sehr unterschiedlichen Formaten liefern.

Inhaltlich ist etwa festzuhalten, wann ein Durchrechnungszeitraum beginnt und wie lange er dauert (§ 26 Abs 1). Wird im Saisonbetrieb eine Verkürzung der Ruhezeit nach § 12 Abs 2a in Anspruch genommen, hat die Arbeitgeber:in in den Aufzeichnungen zusätzlich die Inanspruchnahme dieser Verkürzung sowie den Beginn und das Ende der Saison zu vermerken (§ 26 Abs 2a). Fehlt etwa das Saisonende, kann die zugehörige Ausgleichsfrist nicht berechnet werden, weil deren Startpunkt nicht feststeht. Ergänzend ist bei vereinbarter Durchrechnung (KV V.8) nach Ende jedes Kalendermonats binnen zwei Wochen eine Aufstellung der Zeitguthaben und Zeitschulden zur Verfügung zu stellen. Auf den WKO-Seiten zur Lohnrunde 2026 sind keine Änderungen der Rahmenregeln ausgewiesen; die aktuelle Fassung ist vor der Anwendung zu prüfen.

Vereinfachte Aufzeichnungen und ihre Grenzen im Saisonbetrieb

Das Arbeitszeitgesetz lässt in bestimmten Fällen zu, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen von der Arbeitnehmer:in selbst geführt werden. Die Voraussetzungen dafür ergeben sich aus § 26 Abs 2; sie sind vor der Anwendung in der amtlichen Quelle zu prüfen. Für die Lohnverrechnung wichtig ist die Grenze dieser Erleichterung: Wird in Saisonbetrieben eine Verkürzung der Ruhezeit nach § 12 Abs 2a in Anspruch genommen, ist die Führung der Aufzeichnungen durch die Arbeitnehmer:in nicht zulässig. In diesen Fällen liegen die Aufzeichnungen bei den Arbeitgeber:innen.

Bei der Auswertung eingehender Zeitaufzeichnungen sind daher drei Punkte zu kontrollieren: Wer führt die Aufzeichnungen tatsächlich, sind die Saisondaten vollständig, und ist die Kennzeichnung der Ruhezeitverkürzung enthalten. Werden diese Angaben vermisst, ist die Dokumentation unvollständig, auch wenn die Arbeitszeiten an sich plausibel erscheinen.

Verfall der Überstundenansprüche und Hemmung nach § 26 Abs 9

Im Kollektivvertrag Hotel- und Gastgewerbe verfallen Überstundenansprüche nach vier Monaten. Diese kurze Frist macht die Aufzeichnungen für die Abrechnung besonders relevant: Werden die Arbeitszeitaufzeichnungen nicht vorgelegt, fehlen die Grundlagen für die Bemessung der Ansprüche. Die Verfallsfristen sind gehemmt, solange die Übermittlung der Aufzeichnungen nach § 26 Abs 8 AZG verwehrt wird oder wenn wegen fehlender Aufzeichnungen die Feststellung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit unzumutbar ist (§ 26 Abs 9 AZG).

Für die Verrechnung folgt daraus, dass ein Verfall nicht losgelöst vom Aufzeichnungsstand beurteilt werden kann. Ob und wann Aufzeichnungen vorgelegt wurden, gehört in die Aktenhaltung der Kanzlei, weil davon mitabhängt, ob Überstundenansprüche noch geltend gemacht werden können. Ergänzend haben Arbeitnehmer:innen nach § 26 Abs 8 AZG einmal monatlich Anspruch auf kostenfreie Übermittlung ihrer Arbeitszeitaufzeichnungen, wenn sie diese nachweislich verlangen.

Verwaltungsstrafen: Bemessung je Arbeitnehmer:in

Das Unterlassen oder die unrichtige Führung der Arbeitszeitaufzeichnungen ist nach dem AZG strafbar; die Details sind in der amtlichen Quelle zu prüfen. Die Verwaltungsstrafen werden je Arbeitnehmer:in bemessen; das Kumulationsprinzip gilt in diesem Bereich weiterhin. Die konkreten Strafhöhen sind vor der Anwendung in der amtlichen Quelle zu prüfen.

Für Kanzleien ist damit zu rechnen, dass ein Mangel an Aufzeichnungen nicht nur zivilrechtliche Folgen hat, sondern auch den verwaltungsstrafrechtlichen Bereich berührt. Die Dokumentation, welche Unterlagen wann angefordert wurden, ist daher im Verkehr mit den verrechneten Betrieben von Bedeutung.

EuGH C-55/18 und der Umsetzungsstand in Österreich

Der EuGH hat sich in C-55/18 (CCOO) zur unionsrechtlichen Bewertung der Arbeitszeitaufzeichnungspflicht geäußert. Für Österreich gilt, dass die Vorgaben bislang nicht durch eine eigene gesetzliche Umsetzung ergänzt wurden; § 26 AZG wird in der Fachmeinung überwiegend als vereinbar mit den unionsrechtlichen Vorgaben angesehen. Dieser Punkt ist vor der Anwendung in der amtlichen Quelle zu prüfen.

Maßgeblich bleibt die österreichische Rechtslage mit § 26 AZG samt den dargestellten Aufzeichnungsinhalten und der Hemmung der Verfallsfrist.

Checkliste für die Lohnverrechnung

• Aufzeichnungen vorhanden und vollständig, Beginn und Dauer eines Durchrechnungszeitraumes festgehalten.
• Formfreiheit beachten, Inhalte kontrollieren, insbesondere Saisonbeginn und Saisonende im Saisonbetrieb.
• Kennzeichnung der Ruhezeitverkürzung nach § 12 Abs 2a prüfen, sofern diese in Anspruch genommen wird.
• Bei Ruhezeitverkürzung im Saisonbetrieb keine Selbstaufzeichnung durch die Arbeitnehmer:in akzeptieren.
• Bei vereinbarter Durchrechnung (KV V.8) die monatliche Aufstellung der Zeitguthaben und Zeitschulden binnen zwei Wochen nach Monatsende nachhalten.
• Verfallsfrist von vier Monaten für Überstundenansprüche im Blick behalten und die Hemmung nach § 26 Abs 9 AZG dokumentieren.
• Bei Lücken in den Aufzeichnungen das Risiko von Verwaltungsstrafen beachten, die Strafhöhen in der amtlichen Quelle prüfen.

Rechtsgrundlagen

• AZG § 26 (Aufzeichnungspflicht der Arbeitgeber:innen, Inhalte der Aufzeichnungen)
• AZG § 26 Abs 2a (Saisonbetrieb, Verkürzung der Ruhezeit nach § 12 Abs 2a)
• AZG § 26 Abs 8 (kostenfreie Übermittlung der Aufzeichnungen auf Verlangen)
• AZG § 26 Abs 9 (Hemmung der Verfallsfrist)
• EuGH C-55/18 (CCOO)
• KV Hotel- und Gastgewerbe, Verfall der Überstundenansprüche

Wie Zeiterfassung unterstützt

Eine Zeiterfassung kann die Aufzeichnungspflicht strukturell abbilden, indem sie Beginn und Ende der Arbeitszeit, Ruhezeiten, Kennzeichnungen zu verkürzten Ruhezeiten und Saisondaten je Arbeitnehmer:in dokumentiert und Regelprüfungen etwa zu den vorgeschriebenen Aufzeichnungsinhalten oder zur Monatsaufstellung anstößt. Die erfassten Zeiten lassen sich als Importdatei in die Lohnverrechnungssoftware übergeben, etwa in BMD NTCS oder RZL, wobei die Zuordnung zu den Lohnarten der jeweiligen Kanzlei erfolgt. Die Plausibilitätskontrolle und die rechtliche Einordnung der Daten bleiben Aufgabe der Personalverrechnung.